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公司舊文件、機密文件如何銷毀?4個銷毀及處理文件的最佳方法

大部份企業都會儲藏不少舊文件,文件上大多記錄了企業的營運機密、客戶或合作夥伴的私隱等資料。這些文件通常有其儲藏時限,期限到了就要進行適當的銷毀處理,以免機密資料外流。適當處理舊文件相當重要,除了可保障機密文件不會外洩,更可以給予合作夥伴信心,顯示你的企業是可以信任的合作夥伴。能夠妥善銷毀舊文件的方法眾多,可以在公司自行銷毀處理、亦可以委託專業文件處理公司代為處理,由文件處理公司以專業的手法,處理儲存期限屆滿的機密文件。本文整理了4大銷毀大文件的方法,助你選擇最適合自己企業的處理文件方法。




4大舊文件處理及銷毀方法


購買屬於公司的碎紙機自行銷毀

今時今日碎紙機是每個辦公室的必備文具之一,一部良好的碎紙機可以讓企業在有需要時,隨時都可以銷毀文件,只需將文件放入碎紙機,即可按碎紙機的碎紙方法,將文件碎成長條狀或粒狀。使用碎紙機於辦公室自行碎紙,最大的好處是確認有機密文件需要銷毀時,可以立刻將文件放入碎紙機銷毀,而無需將文件先儲存起來,將文件存夠一定數量再委託專業機構銷毀,減低機密資料外洩風險。


交由紙廠製成再造紙

如你的企業想將銷毀舊文件的工作交由其他專業機構處理,可以選擇將舊文件送到紙廠循環再用成再造紙。將舊文件儲存夠一定數量後,企業可將廢紙送到紙廠,紙廠會將紙用水銷的方法,將廢紙放入紙漿槽水銷成紙漿,再將其循環再造成再造紙,有助確保廢紙上的資料已被全部清除,保護企業的機密資料不會外流。


委託專業機密文件銷毀公司處理

如你的企業需要更嚴格銷毀辦公室中的機密文件,你可以考慮委託專業機密文件銷毀公司處理。這些專業機密文件處理服務會為客戶提供較嚴密的機密文件銷毀程序,例如使用密閉式文件銷毀系統,在文件的運輸、銷毀過程中,不會有人可以直接接觸、閱讀到文件上的資料,確保機密資料完全沒有外洩的機會;此外,大部份提供專業機密文件銷毀服的公司均會提供全程監視錄影記錄服務,為企業提供文件已經被銷毀的證明。


交由資源回收站處理

如舊文件上的資料機密性較低,不屬客戶或公司的私隱,可以選擇一般資源回收站處理。選擇資源回收站的好處,是這種方法的人力資源及時間成本相對較低,只需在儲夠一定數量舊文件後,將它們送到回收站即可;如你選用一些私營的資源回收站,當你回收一定重量舊文件,或可藉由回收廢紙,賺取一些現金。到資源回收站回收廢紙雖然是種成本較低的舊文件處理方法,但由於大多回收站都是開放式空間,舊文件的運送及處理過程容易暴露於人前,大大增加了資料外洩風險。


立即選購適合你的碎紙機

以上都是常見的銷毀機密文件方法,對於經常需要處理機密文件的行業而言,添置一部碎紙機可能是最適合你公司的方案。在辦公室使用自己的碎紙機處理文件,可以頻繁銷毀文件之餘,亦可以確保所有資料都不會離開辦公室,減少機密資料外流機會;而使用碎紙機自行碎紙,亦可以減少運輸、服務費等委託其他機構處理的成本,一舉兩得。隱密士作為香港No. 1碎紙機專家,提供多個來自不同品牌碎紙機產品,為你的企業提供高效機密文件處理方案,保護公司機密資料之餘亦可提升工作效率。立即了解更多。










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